Архивные дела столицы

– Зульмира Велихановна, какие функции выполняет Управление по архивным делам Администрации г. Махачкалы?
– Раньше архив располагался в здании Администрации города и имел один отдел. Со временем мы расширились, в нашем управлении функционируют сейчас три отдела: отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, отдел использования документов и отдел обеспечения сохранности документов.
Мы принимаем документы всех структурных подразделений, подчиняющихся Администрации города в том числе и муниципальных организаций. Основная задача Управления – это обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, представление в установленном порядке учетных данных в Комитет Правительства РД по делам архивов. Все документы, которые подписывает Глава города Махачкалы, поступают к нам на хранение. Например, постановления, распоряжения Главы города, документы о выделении земельных участков, о закреплении домостроений, гаражей, объектов недвижимости. Помимо этого, у нас хранятся бухгалтерские документы, лицевые счета организаций, находящихся в подчинении администрации города.
– Какую помощь жителям Махачкалы оказывает Управление по архивным делам? За решением каких вопросов можно к вам обращаться?
– Обращаются по различным вопросам. К примеру, людям, которые собираются на пенсию, готовим справки для пенсионного фонда, помогаем ликвидирующимся организациям с обработкой документов и передаем на хранение в республиканский архив. Тем, кто потерял документы или же хочет обновить их, мы в течение 10 дней решаем эти вопросы. Также нами выдаются справки о заработной плате, обновляются приказы, трудовые и садоводческие книжки.
– Что происходит с документами после того, как они оказываются в архиве, какая работа проводится с ними?
– Они обрабатываются, прошиваются и нумеруются. С недавнего времени все данные о документах вносятся в компьютер. Документы непостоянного хранения, т.е. те, которые должны храниться 3-5 лет, по истечении времени списываются.
Управление несет персональную ответственность за сохранность документов и выполнение задач, возложенных на нас законодательством.
– За документами нужен соответствующий уход и условия хранения. Как они соблюдаются, есть ли для этого соответствующая техническая база?
– Если не соблюдать условия хранения, документы со временем придут в негодность. В хранилищах необходим климат-контроль, темные шторы и т.д. Проведена пожарно-охранная сигнализация. В общем, нами соблюдены все условия и правила техники безопасности.
– Какие проблемы имеются на сегодняшний день?
– Проблем как таковых нет. Все проблемы Управления решает Администрация города Махачкалы. Раньше мы испытывали неудобства, связанные с нехваткой помещений, сейчас в нашем распоряжении целый этаж крупного здания, у нас огромное хранилище в 200 квадратных метров, которое почти на 65% заполнено. Недавно завершили капитальный ремонт, приобрели необходимую технику и мебель. Без дела мы никогда не сидели, но сейчас работы у нас гораздо больше, чем, к примеру, два-три года назад.