ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Инвентаризации подлежит все имущество учреждения, независимо от его местонахождения (в том числе незавершенное капитальное строительство, незавершенное производство), и все виды финансовых обязательств. В ходе проведения инвентаризации в обязательном порядке происходит констатация наличных объектов учета как по их местонахождению, так и по материально ответственным лицам. Материальные ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении (арендованные, принятые на ответственное хранение и т.п.), также подлежат инвентаризации. Таким образом, годовая инвентаризация должна проводиться сплошным методом и охватывать все имущество учреждения.
Поэтому, учитывая масштабность такого мероприятия, необходимо установить такие сроки, чтобы инвентаризационная комиссия могла не только определить фактическое наличие имущества учреждения, выявить неиспользуемые материальные ценности, но и проверить соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также проверить реальную стоимость материальных ценностей, учитываемых на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, в том числе по которой истек срок давности исков.
СПИСАНИЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Одним из ключевых вопросов, которому необходимо уделить внимание бухгалтеру в конце года по подготовке к составлению годовой отчетности, является состояние дебиторской и кредиторской задолженностей бюджетного учреждения.
Прежде всего, необходимо учитывать, что в начале каждого бюджетного периода задолженность учреждения (как дебиторская, так и кредиторская) должна быть приведена в соответствие со сметными назначениями на год. Должны быть определены источники погашения дебиторской и кредиторской задолженности. Объем бюджетных обязательств, взятых учреждением в течение бюджетного периода, должен обеспечить снижение уровня задолженности по бюджетным обязательствам прошлых периодов и недопущение возникновения задолженности по бюджетным обязательствам в следующем году.
Проверяя состояние задолженности, целесообразно обратить внимание, в частности, на:
– наличие задолженности подотчетных лиц. Напоминаем, что подотчетные лица должны своевременно подавать в бухгалтерию учреждения авансовые отчеты, а также возвращать остатки неиспользованных сумм;
– правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям и принятые мероприятия по взысканию этой задолженности;
– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей.
Также такая проверка проводится с целью контроля за сроками возникновения задолженности, состоянием, течением срока исковой давности и выявлением задолженности, срок исковой давности которых истек, а также принятием мер по взысканию дебиторской задолженности.
НАЧИСЛЕНИЕ ИЗНОСА
Традиционно следующий этап мероприятий, связанных с подготовкой к завершению бюджетного года, связан с начислением износа на необоротные активы бюджетного учреждения.
– Начисление износа осуществляется только на необоротные активы, которые учитываются на балансе учреждений и находятся в эксплуатации, а также переданы в аренду. Износ не начисляется на необоротные активы, которые учитываются на забалансовых счетах и находятся в учреждении на ответственном хранении;
– на период реконструкции, модернизации, достройки, дооборудования, консервации ремонта необоротных активов начисление износа прекращается;
– сумма начисленного износа не может превышать 100% стоимости необоротного актива. Износ, начисленный в размере 100% стоимости необоротных активов, пригодных для дальнейшей эксплуатации, является основанием для их списания.
ЗАВЕРШЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ
Казначейство не позднее 31 декабря закрывает счета, открытые в текущем бюджетном периоде, и открывает их с началом нового бюджетного года при условии определения соответствующих бюджетных учреждений распорядителями средств бюджета в установленном порядке.
Поэтому право бюджетных учреждений на расходование бюджетных ассигнований, предусмотренных в сметах текущего года, прекращается
31 декабря текущего года.
В связи с этим не советуем распорядителям бюджетных средств перечислять остатки средств со счета, создавая искусственную дебиторскую задолженность с целью дальнейшего их возврата в следующем году. Дело в том, что возврат в будущем году дебиторской задолженности текущего года все равно будет подлежать перечислению в доход бюджета как средства прошлого года.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ
Для обобщения хозяйственных операций, отраженных бюджетным учреждением в течение бюджетного периода, а также для проверки правильности учетных записей и составления отчетности нужно провести обобщение по бухгалтерским счетам. С этой целью составляются оборотные ведомости, которые применяют для обобщения оборотов и остатков счетов за отчетный период, а также как средство связи между балансом и счетами.
Итак, следующий этап — составление оборотных ведомостей по субсчетам для проверки полноты бухгалтерских записей.
После этого осуществляются заключительные операции по годовому закрытию счетов и выведению результатов исполнения сметы путем списания доходов и расходов за бюджетный год заключительными оборотами на результат исполнения сметы.
АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ ЗА ГОД
В конце года целесообразно провести анализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Так, анализ заключается в сравнении основных показателей деятельности учреждения, а именно: фактических кассовых расходов с суммами полученных ассигнований и поступлений по соответствующим КЭКР по общему и специальному фондам.
Кассовые расходы отражаются в учете в момент фактического перечисления средств с регистрационного или специального регистрационного счета. Возмещение кассовых расходов отражается в момент зачисления соответствующих сумм на такие счета (например, получение средств от арендатора как возмещение стоимости оплаченных бюджетным учреждением — арендатором коммунальных услуг).
Фактические расходы — это действительные расходы учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, начисленной зарплате и стипендии. Фактические расходы отражаются в момент их осуществления согласно актам списания, накладным, актам выполненных работ, приемки-передачи, счетам-фактурам и т.п.
Как правило, осуществление кассовых и фактических расходов не совпадает во времени.
Кассовые расходы будут соответствовать по времени фактическим при приобретении основных средств поскольку стоимость приобретенных основных средств, сразу списывается на фактические расходы. По другому КЭКР кассовые расходы опережают фактические или, напротив, осуществляются позже фактических. Так, при приобретении бензина, лекарственных средств, изделий медицинского назначения, выдаче аванса на командировку и т.п., сначала происходит оплата по счету (кассовые расходы), потом оприходование оплаченных ценностей, а уже затем — их списание (фактические расходы).
Вместе с тем отметим, что кассовые и фактические расходы неразрывно связаны между собой. Распределение и одновременно взаимосвязь позволяют при анализе расходов получить более четкую картину использования бюджетных средств, контроля за их целевым использованием.
Если фактические расходы меньше кассовых, это может свидетельствовать о погашении кредиторской задолженности, числящейся на начало отчетного периода, или о неиспользовании приобретенных в течение года товарно-материальных ценностей или создании дебиторской задолженности на конец отчетного периода в связи с проведением предоплаты.
Если фактические расходы превышают бюджетные ассигнования, это может свидетельствовать о взятии бюджетных обязательств на сумму, превышающую бюджетные ассигнования, установленные сметой бюджетного учреждения (что является бюджетным правонарушением), так и об использовании имеющихся на начало отчетного периода товарно-материальных ценностей, резервов или дебиторской задолженности. В этом случае бухгалтеру следует детально определить, по каким КЭКР возникли такие превышения, ознакомиться с соответствующими первичными документами.
Если фактические и/или кассовые расходы меньше бюджетных ассигнований, это может свидетельствовать как об экономном и рациональном использовании бюджетных средств, так и о завышении потребности учреждения в бюджетных ассигнованиях и неэффективном использовании выделенных бюджетных средств. Осуществление расходов не в полном объеме может быть связано с невыполнением и ненадлежащим выполнением определенных мероприятий бюджетных программ. Вместе с тем в составе фактических расходов могли быть запланированы расходы, без которых можно было обойтись (не первоочередные), и противоречащие требованиям законодательных и нормативно-правовых актов. В таком случае также целесообразно проанализировать изменения в расчетах, происшедшие за отчетный период, обоснованность накопления материальных запасов. Такое отклонение также может свидетельствовать о несвоевременном отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с фактическими расходами (выполненных работ, потребленных услуг, использованных запасов), или недостатках в осуществлении контроля за выполнением поставщиками (исполнителями) обязательств, взятых ими по заключенным с бюджетным учреждением договорам.
