Архив – вторая жизнь документов

А они в свое время, как и все сущее на земле, пройдя свой жизненный цикл документооборота, попадают… в архивы.
Тем, кто ни разу не сталкивался с архивными учреждениями, может показаться, что они созданы исключительно для того, чтобы хранить документы в специально отведенных для этого помещениях. Этакая своеобразная усыпальница для бумаг. В действительности это не так. В архивах документы обретают, если можно так выразиться, вторую жизнь, только идет она более размеренно, чем в пору их оборота, да и берегут их здесь как зеницу ока. Чтобы вкратце познакомить наших читателей с деятельностью архивной службы, мы предоставили слово специалисту в этой области – начальнику Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов Луизе Урдашевой.
– Когда был создан архив или республиканский орган управления архивами, какие цели, задачи стоят перед ним на сегодняшний день?
– В 2008 году отмечалось 85-летие архивной службы РД. Согласно положению об Управлении, орган исполнительной власти РД – Управление Правительства РД по делам архивов занимается организацией и координацией работы архивной службы республики, управляет республиканскими и районными архивными учреждениями, регулирует вопросы делопроизводства, комплектования архивов министерств, ведомств, контролирует вопросы учета документов Архивного фонда РФ в пределах РД и вопросы использования документов. В рамках этих вопросов в соответствии с законодательством решает вопросы подведомственных учреждений. 
Если говорить об архивной службе, главная ее цель – это сохранность документов. Вопросы сохранности документов регулируются законодательством: «Закон об архивном деле РФ», «Закон об архивном деле РД», смежными нормативно-правовыми документами – «Закон о государственной тайне», «Закон об электронном документе» и другими подзаконными актами, касающимися документов, документооборота. В архив документы сдаются на хранение. До этого в течение определенного срока (трех, пяти или более лет) сохранность документов должны обеспечивать организации, создающие эти документы. Это означает, что в организациях должны правильно формировать дела и подшивать в них документы, а затем правильно организовать передачу этих документов в архив. Соответственно, существует строго определенный законодательством порядок формирования дела. Необходимо учитывать, что документы должны подшиваться с учетом срока хранения этого дела, то есть нельзя смешивать документы вечного и пятилетнего хранения в одно дело. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности документа. Затем по описи эти документы должны быть сданы в центральный архив.
– В оригинале?
– Только в оригинале. Если он был утрачен и есть акт об его утере, то в архив должна быть представлена заверенная копия. Жизнь документа в учреждении заканчивается тогда, когда он передается в архив.
– Порядок известен, а что делается в случае, если вам не предоставили документы при ликвидации учреждения?
– Во избежание этого мы проводим мониторинг, когда и какое учреждение ликвидируется. Ликвидация происходит в соответствии с указом или распоряжением. Если это административная реформа, то это Указ Президента, если предприятие обанкротилось – к нам поступают сведения из Арбитражного суда. У нас уже есть сведения на 2012 год, какие учреждения состоят в списке банкротов, и мы проводим с ними работу. В зависимости от уровня учреждения, от ценности документов мы теоретически определили, какой архив их должен принять. При ликвидации учреждения должна быть создана ликвидационная комиссия, в обязанности которой входит составить опись, обработать документы и сдать в архив. Так должно быть, но в большинстве случаев этого не происходит. Нам приходится мобилизовать собственные силы, направлять туда своих работников, хотя мероприятия по описанию и обработке документов не входят в наши функции. Ради сохранности документов мы проводим такую работу. В действительности же пора уже отойти от этой практики, чтобы каждый исполнял свои функции на местах. К сожалению, немало случаев, когда недобросовестное отношение к документам приводит к личным трагедиям граждан. И в целом потеря документов влечет утрату целого пласта истории на определенный период. Руководители учреждений должны это понимать. Мы же не пашем и не сеем за столом в кабинете, а пишем и документы создаем. Поэтому мы должны быть ответственными за их сохранность. А конечная цель любого документа – это его историческая, культурная или социальная значимость. Если документ подлежит уничтожению, его должны включить в акт по уничтожению за подписью руководства. А имеющие ценность документы должны поступать или в вышестоящую организацию, или в архив. Все документы должны быть на учете. Существует так называемый регламент государственного учета Архивного фонда РФ, который распространяется не только на архивные учреждения, но и на все учреждения. Через каждые три года проводится паспортизация всех документов, входящих в Архивный фонд. Проверка ведется в соответствии с системой учета, то есть мы владеем данными, сколько и какие документы должны создаваться в каждом отдельном ведомстве, и в
Росархив представляем сводный паспорт на эту документацию.
Мы стараемся вести строгий учет, однако случаи утери документов неизбежны. Документы утрачиваются и в том случае, если они ведутся неправильно.
– Означает ли это, что на местах должны быть люди, ответственные за сохранность и учет документов? Или эта работа ведется в произвольном порядке?
– В каждом учреждении должен быть создан свой архив, который в зависимости от уровня организации в установленные законом сроки должен содержать эти документы. Например, для судов установлен срок хранения документов в собственных архивах – 70 лет. Для высших органов исполнительной власти срок – 15 лет, для органов местного самоуправления – 10 лет, для небольших организаций – 5 лет. В каждом учреждении должен быть свой архив и ответственный за его содержание, но вот вопрос: а кто должен их обучать? В лучшем случае на должность должны принимать уже обученных специалистов, в действительности так не происходит, поэтому здесь, в Центральном архиве, мы регулярно проводим обучающие семинары. Проблема и в том, что у нас в республике специалистов – историков-архивистов почти не осталось. В недавнем прошлом в Советском Союзе функционировал историко-архивный институт, где и велась подготовка кадров. В настоящее время обучение работников архивов учреждений республики, в т.ч. муниципального уровня, проводится в виде ежегодных семинаров, информационно-методических писем, разработок. А также непосредственно на практике, обучая работников министерств, ведомств как непосредственно на их рабочих местах, так и приглашая в госархивы, так как за архивами министерств из работников ЦГА закреплены кураторы. И этот факт позволяет некоторым считать, что функция обучения входит в наши обязанности. В действительности мы делаем это только ради сохранности документов, ради комплектования архивов.
Итак, наши функции строго распределены: прямой обязанностью учреждений является сдать документы в архив, а нашей обязанностью – принять по описи и нести ответственность за их сохранность и дальнейшее использование в интересах гражданина, общества, государства.
– Какие меры принимаются для обеспечения сохранности документов?
– Во-первых, строго соблюдаются температурный и влажный режимы в помещениях, во-вторых, строго соблюдаются правила работы с документами. Появление мелкого грызуна или насекомого в хранилище расценивается работниками как ЧП вселенского масштаба. Кроме этого, у нас появился еще один «контролер». Это противопожарная система, которая срабатывает, даже если на документе появилась пыль.
Сохранности документа уделяется большое внимание и в читальном зале. Документы на дом не выдаются, ознакомиться с ними можно только в читальном зале, где установлено видеонаблюдение. И каждый раз, когда посетитель сдает документ, сотрудник зала каждый принятый лист проверяет на сохранность.
– Кто ваш посетитель? Любой ли человек имеет право воспользоваться документами архива?
– В основном это студенты, аспиранты, ученые. Редко кто не побывал в стенах архива. Сейчас очень модно писать о своей родословной, поэтому к нам нередко обращаются для изучения подобного рода документов. К нам активно обращаются работники пресс-служб, которые используют архивные документы при подготовке докладов об истории своих учреждений.
Но это не означает, что в архиве открыт доступ к любой информации. Если, к примеру, человек затребовал справку о зарплате соседа, вам ее не выдадут. В этом случае посетитель должен иметь на руках доверенность лица.
– Каков общий объем документов в хранилище центрального архива?
– Около миллиона, включая документы картографического, библиотечного фондов.
– Какова структура архивной службы?
– Это управление, два подведомственных архива, Центральный государственный архив, где содержатся документы вечного хранения, и архив по личному составу, где хранятся документы 75 лет. Но это не означает, что по истечении 75 лет документ будет уничтожен. Возможно, этот документ перейдет в ранг документов вечного хранения, это установит экспертиза. Пока ее не провели, мы не ставим вопрос об уничтожении, ведь дело может пригодиться потомкам. В одно время у нас поднимался вопрос о целесообразности перевода сроков хранения личных дел в постоянный. Этот вопрос еще не решен, но архивист никогда не спешит списывать и уничтожать документы. В архивную систему по отраслевому принципу также входят
52 муниципальных архива.
– Объемы хранилища позволяют содержать документы в неограниченном количестве?
– Когда этот вопрос остро станет, тогда мы, конечно, начнем отбирать документы с истекшим сроком хранения – это касается архива по личному составу. Что касается Центрального государственного и муниципальных архивов, предназначение которых – вечное хранение, вопросы загруженности архивохранилищ должны ставиться и решаться по мере необходимости.
– Вы упоминали, что в настоящее время проводится оцифровка документов. Этот вид хранения не освобождает архив от бумажных носителей?
– Оцифровка документов – очень трудоемкая работа, требующая больших финансовых вложений.
К тому же не установлен срок долговечности хранения оцифрованного документа, диска. И потом, надо специально создавать хранилища для электронных документов, специальные читальные залы под них, укомплектованные необходимой техникой. На сегодняшний день мы не можем утверждать, что вопрос хранения документов полностью может быть решен таким способом.
Если документ вечного хранения, если он имеет юридическую значимость, то лучше его хранить на бумажном носителе или в электронной копии, потому что никто сегодня не может сказать, что станет с ним через, положим, 10 лет. Нет рекомендаций ни в РФ, ни за рубежом. Конечно информационная революция, начавшаяся буквально вчера, вызвала бурю в обществе. Архиву брошен вызов, в связи с оцифровкой документов возник целый ряд проблем, возник новый образ архивиста-программиста. Электроника полным ходом идет в архив. Задача архивиста – принять эту электронику и подчинить её своим уставам. И первый устав – это не навредить, не терять ни документа, ни информации. Поскольку, как было сказано, четкой спецификации работы с электроникой не имеется, нет справочников, классификаторов, нет единой на всю страну, на все отрасли нормативно-методической базы создания, хранения, использования электронного документа. Сегодня архивное сообщество, признавая будущее за электронным документом, а также его преимущества перед документом на бумажном носителе, находится в ожидании выработки стандартов по 5 позициям (создание, описание, учет, хранение, использование) и выступает за продолжение работы по традиционному созданию страхового фонда, за продолжение работы по реставрации, картонированию документов на бумажных носителях. Чтобы, как говорится, не оказаться без пальто, но в шляпе, сегодня мы ставим задачи составления перспективных планов на оцифровку, выбирая приоритеты и наиболее востребованные фонды.
В то же время это не означает, что в век мировой электронизации архивная отрасль стоит в стороне от современных информационных технологий. Еще в 1996 г. была принята федеральная Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.). В сентябре 2011 г. по вопросу информатизации архивного дела РД в Казани проводилось VII заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. В соответствии со Стратегией развития информационного общества в РФ, утвержденной Президентом РФ
7 февраля 2008 г., Росархивом разработана «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.», выработки которой будут реализовываться и на региональном уровне – это в ближайшем будущем.
– А что уже сделано?
– Важно, что по всей Российской Федерации, в т.ч. и в Дагестане, завершена работа по внесению в программу «АФ-3, 4» всех описей на хранящиеся во всех государственных и муниципальных архивных учреждениях документальные фонды. Правда, у нас в республике в ряде муниципальных архивов (Акушинский, Кайтагский, Рутульский, Унцукульский, Хивский, Цунтинский) около 15 тыс. документов хранится в неописанном виде.
– По какой причине?
– По самой банальной – некомпетентности руководителей этих архивов и нереагирования глав муниципальных образований на многолетние, многочисленные обращения Управления (ранее Комитета).
– Что означает отсутствие описей для архива?
– Учитывая, что опись – это основной элемент научно-справочного, учетного аппарата к документу, и срок хранения научно-справочного аппарата и самого документа одинаковый, это означает, что фонды не попали в централизованный учет, этими архивами упущены возможность вхождения в электронно-информационное пространство.
Замечу, что у архивистов очень трепетное отношение к учету документов.
Архивная отрасль страны за 90 лет своего развития сверху до низу непрерывной нитью пронизана централизованным учетом. Вряд ли в какой-либо другой отрасли такое имеется. Так называемый Центральный фондовый каталог (ЦФК), куда ежегодно в течение всего этого периода стекались учетные сведения по прибывшим в архивные учреждения регионов документам, который на любом конце страны (и СССР, и РФ) позволял прослеживать динамику пополнения Архивного фонда и произвести поиск нужной информации, теперь, начиная с 2011 г., размещен на портале программного комплекса. Центральный фондовый каталог – пока с информацией о составе фондов ряда федеральных архивов.
– Предполагается подобное по республиканским архивам?
– Начиная с этого года, органы управления архивным делом субъектов РФ должны передавать в Росархив сводную БД по всем архивам в едином формате ПК «Фондовый каталог», что предоставит пользователям реальную возможность прямого поиска информации посредством Интернета. Разумеется, и Дагархив включится в этот процесс, процесс реализации одной из основных услуг – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда РД и месте их хранения.
Информатизация предполагает также обязательное создание собственных сайтов. Сайт Управления действует с 2011 г., он постоянно пополняется. Запланировано создание сайтов и в государственных казенных учреждениях, подведомственных Управлению.
– Оцифрованные документы предоставляются пользователям архива в электронном виде?
– Если документ уже оцифрован, он может быть предоставлен пользователю в электронном виде, хотя бы для того, чтобы лишний раз не трогать бумажный носитель. У нас есть документы 100-летней давности, поэтому цифровой вариант в этом смысле удобен.
– Каков штат сотрудников и какие требования к ним предъявляются?
– В управлении работают
12 человек. Здесь аккумулируется вся аналитическая работа, отчеты, статистические данные. При приеме на работу, как и положено, для государственных гражданских служащих объявляется конкурс. Принимая по конкурсу, можно выявить, насколько хорошо человек знает законодательство. А вот насколько хорошо он владеет архивным делом, и как будет работать на месте, сразу определить сложно. Поэтому мы стараемся сохранить имеющийся потенциал сотрудников с опытом работы.
Большое внимание уделяется грамотности сотрудников, умению составлять аналитическую информацию, планово-отчетную документацию, вести деловую переписку.
Кроме того, мы направляем на обучение, в основном по заочной форме, во Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и документации при Росархиве. Направляем на заочную, так как ощущаем острый дефицит сотрудников на местах. Подобные формы обучения проходят архивисты 2-х государственных и 52-х муниципальных архивов. Вместе с тем мы проводим семинары, разъяснительную работу среди сотрудников архивов. Соответственно, проверяем знания работников при аттестации и т.д. В последнее время стали практиковать организацию диктантов для желающих устроиться в ЦГА.
– Какие виды услуг оказываются архивом, есть ли среди них платные?
– Справки социально-правового характера выдаются бесплатно. Платные услуги оказываются учреждениям, если они приглашают наших специалистов для выполнения научно-технической обработки документов, составления описей, проведения экспертизы до приема этих документов в архив. Для ведомственных учреждений установлены единые требования, чтобы здесь мы не перешивали дела, не расформировывали, и мы за установленную плату эту работу проводим.
– Наверное, в недрах хранилищ имеется немало интересных документов, которые можно было бы выставить на всеобщее обозрение. Насколько я знаю, архив сотрудничает с Музеем истории г. Махачкалы…
– Помимо этого, мы и сами проводим собственные выставки. Информацию об этом размещаем на нашем сайте. К нам часто приводят учащихся на выставки.
– Содержатся ли в архиве документы, которыми учреждение может по праву гордиться как уникальными?
– Министерством культуры РФ установлены критерии определения уникальности документов. Такие же критерии должны быть разработаны на региональном уровне в более упрощенном варианте. То есть уникальность документа должна быть доказана. Особо ценных документов у нас предостаточно, а уникальных пока не выявлено. У меня возникли сомнения, что у нас этот вопрос недорабатывается. Если у нас ежегодно просматривается
500 дел на предмет выявления среди них особо ценных и среди этих 500 дел выявляется не меньше 30 особо ценных, значит, должны быть и уникальные. Этот вопрос мы будем рассматривать во втором полугодии на коллегии, тем более что вопрос достаточно актуальный.
– Какие проблемы на сегодняшний день также относятся к числу актуальных?
– По линии материально-технического снабжения у нас проблем нет. Помещения хранилища и кабинеты оборудованы всем необходимым. Самый актуальный вопрос на сегодняшний день – это вопрос кадров. Объемы работ возрастают. Документы к нам прибывают, а обязанности за их сохранностью остаются на нас при той же штатной численности. Второй вопрос – профессионализм кадров. Из-за низкой зарплаты люди неохотно идут сюда на работу. Можно сказать, что многие архивисты работают здесь на одном энтузиазме.