О том, как продлевают жизнь документов в Управлении по делам архивов г. Махачкалы и как создается история города благодаря работе архивистов, в материале «МИ».
«У нас работа требует творчества, все наши сотрудники фанаты своего дела», – рассказывает мне Зарема Долгатова, заместитель начальника Управления по делам архивов Администрации г. Махачкалы. Она показывает помещения хранилища, в которых на стеллажах аккуратно разложены короба с документами. На уточняющие вопросы о документах отвечает с большим воодушевлением, посвящая в тонкости терминологии архивного дела. Она увлеченно рассказывает о работе каждого отдела, и мне, находившейся до этого дня под влиянием клише об архиве – как о месте, где тоскливую тишину нарушает лишь шорох листов – довелось испытать чувство потрясения. Во-первых, никогда не думала о том, что архивный труд – творческий, а во-вторых, что здесь работают невероятно харизматические личности, наподобие Заремы Абусупяновны:
– История деятельности нашего архива начинается со 2 февраля 2009 года, именно в этот день Постановлением главы города Махачкалы №253 в составе Аппарата администрации города было создано Управление по делам архивов. Это решение было принято руководством города с целью правильной организации осуществления управления архивным делом на территории муниципального образования городского округа «город Махачкала». В составе Управления были созданы три отдела – отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, отдел обеспечения сохранности архивных документов и отдел использования архивных документов. Работа этих отделов была направлена, как и сегодня, на качественное комплектование архивными документами и обеспечение сохранности документов архивного фонда города Махачкалы, его формирование, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве муниципальных учреждений, расположенных на территории нашего города. В 2009 году первоначально мы, архивисты Управления, поставили перед собой задачу упорядочить и описать архивные документы ранее существовавшего в составе Аппарата администрации города Архивного отдела. Упраздненный отдел осуществлял функции хранения документов и выдачи запрашиваемой архивной информации, но не решал задачи администрации города по реализации полномочий в области архивного дела на территории города Махачкалы. Эти упорядоченные и учтенные архивные документы положили начало формированию Архивного фонда города Махачкалы, который сегодня входит в состав Архивного фонда Республики Дагестан. Затем началось плановое систематическое комплектование Управления архивными документами. Именно сюда стекались и продолжают стекаться документы, образовавшиеся в деятельности Администрации города Махачкалы и ее структурных подразделений, управленческая документация и документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений. По этим документам впоследствии работники архива смогут подтвердить рабочий стаж, заработную плату граждан при оформлении их пенсии, выдать любую копию документа, подтверждающего какой-то факт.
Сегодня Архивный фонд города Махачкалы состоит из 66 фондов, в которых хранятся 12 411 дел.
ПРОВЕРЕННЫЕ СПОСОБЫ
– Имеются ли специальные предписания для хранения документов во избежание их естественной порчи?
– Конечно, к хранению архивных документов имеются специальные требования. Они прописаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных Федеральным архивным агентством. В Управлении по делам архивов используется комплекс мер по соблюдению нормативных условий хранения документов – температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и световой режимы. Документы хранятся в помещениях с затемненными окнами, в специальных архивных коробах. В архивохранилищах систематически используются кондиционеры для вентиляции воздуха.
– Известно, что документы можно хранить не только на бумажном носителе, но и в оцифрованном виде. Вы, как специалист архивного дела, какой вид хранения считаете наиболее надежным? Насколько современные тенденции хранения полезны, а в чем их минусы?
– Действительно, сегодня очень актуальна тема оцифровки архивных документов, так как это позволяет расширить круг пользователей архивной информацией. Сидя дома, человек может войти в виртуальный читальный зал и ознакомиться с необходимым документом. Оцифровка документа – это лишь перевод архивного документа на бумажном носителе в электронный формат, для формирования электронного фонда пользования. Хранение документов в оцифрованном виде не исключает хранение документа-подлинника на бумажном носителе. Документ-подлинник будет всегда! Основная цель оцифровки заключается в продлении жизни уникальных, особо ценных документов, документов наиболее востребованных фондов с одной стороны, с другой стороны, при оцифровке документ получает ожог на молекулярном уровне, что сокращает его жизнь на 25 лет. Поэтому на вопрос о надежности хранения того или иного формата документа могу сказать, что нельзя хранить один формат, исключая другой. Архивные документы должны храниться в том виде, в каком они были созданы, этим они и уникальны.
– Почему процесс оцифровки архивных документов еще не начат? С чем это связано?
– Эта работа не проводилась в нашем архиве по причине отсутствия на хранении уникальных и особо ценных документов в Архивном фонде города Махачкалы. Причиной также являлось то, что проведение оцифровки архивных документов требует не малых финансовых затрат, это дорогостоящий процесс. Но сегодня в рамках проведения цифровой трансформации на региональном уровне этот вопрос приобрел актуальность. Наше Управление находится на стадии переговоров с производителями сканирующего оборудования о приобретении планетарного сканера «Элар». Надеемся, в ближайшем времени и в нашем архиве появятся оцифрованные архивные документы наиболее востребованных фондов.
КОГДА И ЧТО СДАНО?
– Какие документы чаще запрашиваются заявителями? Есть ли те, которые никогда не выдавались по причине невостребованности? Как долго хранятся документы в архиве?
– Самыми востребованными архивными документами являются документы имущественного характера. Конечно, в архиве есть фонды, документы которых не были востребованы заявителями, но в будущем наши потомки и историки будут изучать по ним историю города Махачкалы.
В архиве хранятся документы вечно или долговременно. Все зависит от категории документа. К примеру, документы управленческого характера хранятся постоянно, документы по личному составу, которые несут в себе сведения о трудовом стаже, заработной плате хранятся в зависимости от года их создания – 75 и 50 лет, соответственно. Также в архив поступают и хранятся постоянно документы личного происхождения.
КАЖДЫЙ НА СВОЕМ МЕСТЕ
– Испытывает ли Управление дефицит профессиональных кадров? Мне представляется, что работать в архивах могут только те люди, которые хорошо ориентируются в хранимых документах. Какие требования предъявляете к вашим работникам?
– Наш коллектив состоит из 9 архивных работников, который возглавляет Хадижат Тажибовна Махтиева – руководитель с большим опытом муниципальной службы. Все мы люди с разным образованием – юридическим, экономическим, художественным. Я, к примеру, филолог. В нашем Управлении развит институт наставничества – забытый многими термин. Если в Управление приходит новый сотрудник, с целью правильной организации работы опытные архивисты помогут ему овладеть навыками архивного дела. Благодаря этому каждый из нас – на своем месте и если возникает вопрос – каждый знает, к кому можно подойти и спросить.
– Каков порядок обращения в архив?
– Заявитель может обратиться в архив для подачи заявления о предоставлении архивной информации в Управление по делам архивов, в отдел обращения граждан Администрации города Махачкалы, а также направив заявление на электронный адрес Администрации города Махачкалы или на электронный адрес Управления. В рамках оказания муниципальной услуги «Выдача архивной копии, подтверждающей право владения землей» заявитель может подать заявление через МФЦ.
– Ранее вы упомянули о фондах личного происхождения. Что это за документы?
– Управление по делам архивов принимает на постоянное хранение документы личного происхождения. Очень интересная категория документов, рассказывающих о жизни и деятельности простых горожан, их семей и родов. Документы личного происхождения являются ценными историческими источниками для изучения истории города, так как обычно формируются из документов людей, чья жизнь и деятельность связана с этим городом. Это люди, которые своей творческой, профессиональной и общественной деятельностью способствовали развитию культурной, социальной, экономической жизни города, были участниками или свидетелями важных исторических событий и процессов. Документы личного происхождения позволяют увидеть развитие событий через частную жизнь людей, их личные переживания и отношение к этим событиям. Исследователи могут всесторонне оценить влияние исторических процессов на жизнь реальных людей, обращаясь к документам личных фондов. Один из фондов личного происхождения, хранящийся в Управлении по делам архивов, это фонд ветерана Великой Отечественной войны махачкалинца Абдуллы Бекеевича Ахмедова – бойца греческого отряда антифашистского сопротивления «Элас». В этих документах отображена фронтовая жизнь ветерана, тяготы плена и стремление к свободе.
В городе проживает большое количество людей с интересней историей, выявление таких махачкалинцев является нашей целью. Хочу сегодня призвать жителей Махачкалы помочь нам в выявлении и передаче таких документов к нам на хранение в архив. Давайте вместе соберем историю нашего замечательного города и сохраним ее для потомков.
– В каких случаях и почему приходится отказывать в предоставлении архивной информации?
– Запрашиваемая архивная информация не выдается в случае отсутствия архивных документов на хранении. Не выдается архивная информация, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).
– На днях работников архива принимали в мэрии Махачкалы в связи со столетием Архивной службы РД. О чем удалось поговорить с и.о. главы города Ризваном Газимагомедовым?
– Мы очень благодарны главе города Махачкалы за проведенное мероприятие. Врученные нам Грамоты и Благодарственные письма являются оценкой нашего труда и признания наших достижений. Такие мероприятия позволяют нам чувствовать, что мы также являемся командой главы, которая сегодня хочет подарить людям достойную и комфортную жизнь. На встрече Ризван Казимович поднял вопрос о необходимости предоставления нашему Управлению дополнительных площадей для размещения архивохранилищ. Также обсуждался вопрос об актуализации проведения оцифровки архивных документов в рамках цифровой трансформации. Задачи, поставленные перед нами, мы готовы и будем решать. Для этого у нас есть и силы, и возможности.
Лариса ДИБИРОВА
